Sistema de Solicitudes SSOFI

En esta página encontará infomación sobre el Sistema de Solicitudes, SSOFI que utilizan distintas dependencias de la Universidad de Antioquia, incluyendo el Instituto de Física para facilitar la presentación de solicitudes a los Comités y Consejos de la dependencia.  Use los siguientes enlaces para ir a una parte de esta página más rápido.

¿Qué es SSOFI? - ¿Cómo se usa? - ¿Por qué es imporante? - ¿Necesita ayuda con SSOFI?

¿Qué es SSOFI?

SSOFI es una página de Internet que permite a empleados, profesores y estudiantes, presentar solicitudes a los Comités y Consejos de una determinada dependencia de la Universidad, en particular del Instituto de Física.

La página (o más bien el servicio o el sistema informático) fue creado hace unos 10 años en la Facultad de Ingeniería (SSOFI significa originalmente Sistema de Solicitudes de la Facultad de Ingeniería).  Hoy, sin embargo a SSOFI la utilizan muchas Facultades y Escuelas de la Universidad.

El objetivo principal de SSOFI es que todos podamos presentar solicitudes desde cualquier lugar y a cualquier hora, sin esperar (en la mayoría de los casos) a que una oficina administrativa este abierta o que la persona que recibe y radica la solicitud este disponible.

SSOFI le permite a los Comités y Consejos organizar mejor las solicitudes, agendarlas en reuniones, responder o notificar por medio del correo electrónico a los que presentan solicitudes y crear actas de una manera más eficiente. 

¿Cómo se usa?

Usar SSOFI es muy sencillo.  La condición más importante es tener una cuenta en el portal de la Universidad de Antioquia y recordar la contraseña.  El usuario y la contraseña que se usa en SSOFI es la misma que se usa para otros servicios del portal (ver o ingresar notas, usar las aplicaciones administrativas, etc.)

La dirección actual de SSOFI para la Facultad de Ciencias Exactas y Naturales y por lo tanto para el Instituto de Física es:

http://ingenieria.udea.edu.co:8080/ssoficienat

Como esta dirección es muy larga y podría cambiar en el futuro, se recomienda usar esta dirección abreviada (que siempre funcionara no importa que la dirección original cambie):

http://bit.ly/ssofi

Hay también un enlace a SSOFI en la página servicios del portal de la universidad, http://servicios.udea.edu.co (ver imagen abajo).

Un link a la página de SSOFI se puede encontrar en la página de servicios de la Universidad de Antioquia

Una vez allí se debe usar el usuario y la contraseña del portal (ver imagen abajo).

Página de Ingreso a SSOFI.  Se usa el mismo usuario y contraseña del portal de la Universidad de Antioquia.

Una vez se ha ingresado a SSOFI podemos presentar una solicitud nueva usando el enlace "Generar Solicitud" en la barra lateral izquierda (ver imagen abajo).  

Antes de presentar una solicitud es importante tener en pdf o en imagen los documentos que la acompañan (certificados, informes, etc.)  Los documentos son distintos de acuerdo a la solicitud.  El formulario de solicitud le dirá cuáles esos documentos de acuerdo al asunto del que trata la solicitud.

Para presentar la solicitud se llenan todos los campos del formulario de la solicitud (ver imagen abajo) y finalmente se presiona el botón enviar.

Para ver unas recomendaciones generales sobre como llenar el formulario vaya a este enlace.

¿Por qué es importante?

SSOFI permite que las solicitudes sean presentadas desde cualquier lugar y a cualquier hora.  Adicionalmente todas las solicitudes presentadas quedan almacenadas y pueden ser consultadas incluso después de que han sido tratadas por los Comités y los Consejos.  SSOFI es como una "memoria" de los procesos administrativos en el Instituto de Física.

Es común que la mayoría no sepamos exactamente qué debe presentarse cuando hacemos una solicitud, qué palabras usar para justificarla e incluso a qué comité o Consejo se debe presentar.  Los formularios de SSOFI van ayudándonos a presentar y organizar adecuadamente una solicitud.  Esto hace más rápido la presentación de la Solicitud, su agendamiento y finalmente su evaluación.

En la mayoría de los casos SSOFI pemite prescindir de la presentación de documentos en papel.  Esto es bueno para el bolsillo y para el medio ambiente.  Sin embargo, no todas las solicitudes se pueden presentar enteramente usando archivos adjuntos.  La Universidad todavía exige que algunos trámites incluyan documentos físicos.  No son muchas sin embargo las solicitudes que lo exigen.

El tiempo de evaluación de una solicitud también es menor cuando se usa SSOFI.  Los Comités y Consejos organizan más fácil los asuntos, pueden realizar votaciones electrónicas y conocer de primera mano los casos antes de las reuniones.  Esto hace que se pueda responder de forma más rápida a la mayoría de los asuntos.

Finalmente pero no menos importante, SSOFI envia correos electrónicos avisando cuando una solicitud ha sido aceptada, rechazada o devuelta.  Esto hace mucho más fácil conocer el resultado de forma inmediata sin tener que estar pasando por una oficina administrativa a preguntar.

En pocas palabras SSOFI es sinónimo de menos tiempo y menos papel con más ayuda.

¿Necesita ayuda con SSOFI?

Para saber más sobre SSOFI, conocer detalles sobre los asuntos y tipos de solicitud que reciben los Comités y Consejos del Instituto de Fúsica use los enlaces que se dan abajo o vaya directamente a la página de ayuda de SSOFI:

• Lista de asuntos y solicitudes del Consejo de Instituto.
• Lista de asuntos y solicitudes del Comité de Posgrado.
• Lista de asuntos y solicitudes del Comité de Pregrado.
• Problemas frecuentes.